Coach aan het woord
Wat is een Doetank en hoe vorm je een Doetank en wat doet een Doetank? Hoe kunnen we innovatieve oplossingen ontwikkelen en uitproberen? Hoe verbind je publieke organisaties zodanig dat ze echt iets van elkaar leren? Deze vragen wil ik graag met jullie doornemen in verschillende blogs. Aan de hand van Doetank Kennisbehoud wil ik jullie graag meenemen in het spannende en interessante ontwikkelingsproces van een Doetank. In deze blog ga ik in op de vraag wat is een Doetank en hoe vorm je een Doetank.
Doetank Kennisbehoud: de verrassing
28 februari 2013
De inzet bij een DOETANK is om pragmatische oplossingen te bedenken voor maatschappelijk relevante complexe vraagstukken waar professionals mee worstelen. Zoals in ieder innovatieproces weet je van tevoren niet waar je gaat eindigen. Dat geldt ook voor de DOETANK Kennisbehoud.
De opbrengsten van de DOETANK kennisbehoud zijn meer dan alleen de ontwikkeling van instrumenten kennisspeurtocht en knowledge scène investigation. We weten dat professionals veel kennis bij zich hebben en dat het belangrijk is deze kennis op een slimme manier met elkaar te delen. Nu blijkt dat de DOETANK bij uitstek een instrument is voor professionals vanuit verschillende publieke organisaties om kennis met elkaar delen en de diepte met elkaar in te gaan. Dit komt op verschillende manieren tot uiting. Kennisdeling begint in eerste plaats al bij bijeenkomsten waarbij het delen van ervaringen en casussen plaatsvindt. Vooral het delen op casusniveau is heel leerzaam omdat het concreet en herkenbaar is. Hierdoor kunnen de deelnemers zich snel identificeren met het probleem en blijven de vragen die aan elkaar gesteld worden op concreet niveau. De aangedragen oplossingen zijn hierdoor ook direct toepasbaar. Ten tweede blijkt dat de doetankdeelnemers die eerst beperkt online actief waren nu experimenteren met nieuwe werkvormen van digitale kennisdeling onder andere met behulp van PLEIO. Documenten worden gedeeld en ideeën online bediscussieerd. Ten derde omdat de doetankbijeenkomsten door de deelnemers ook worden benut om expertise van buitenaf in te vliegen en daarvan te leren. Goede voorbeelden en verhalen over organisatieoverstijgend samenwerken is inspirerend. En vierde, en zeker niet de onbelangrijkste, omdat ze met elkaar nieuwe instrumenten ontwikkelen en gebruik maken van nieuwe werkvormen en deze ook in hun eigen praktijk weer toepassen.
Dat rijst de vraag of de DOETANK mogelijk niet alleen een vorm is waarin op snelle, effectieve wijze pragmatische oplossingen voor vraagstukken, maar ook een nieuwe (werk)vorm om kennis met elkaar te delen tussen professionals en over organisatiegrenzen heen?
Wie wil deze uitdaging samen met ons aangaan?
Doetank Kennisbehoud: ACTION!
22 oktober 2012
Op welke wijze kunnen we snel en slim essentiële kennis van de organisatie bij medewerkers inventariseren? In de Doetank Kennisbehoud zijn we samen met opdrachtgever Kadaster aan de slag gegaan met dat vraagstuk.
Binnen het Kadaster zijn er veel medewerkers die binnen afzienbare tijd met pensioen gaan en de organisatie zullen verlaten. Zij dragen essentiële kennis en ervaring bij zich, die als het Kadaster niets doet, straks niet meer beschikbaar is. Hoe kan deze kennis nu tijdig worden gedeeld, geborgd en opnieuw worden toegepast? Een mooie uitdaging voor de Doetank.
Een eerste brainstormsessie leverde al vele interessante ideeën op. Door middel van Brainwriten reageren deelnemers schriftelijk op elkaars ideeën. Bij deze werkvorm wordt de kracht van associëren gebruikt: deelnemers inspireren elkaar en komen zo tot – andere – ideeën.
Vervolgens zijn we vanuit de toolkit van het Slimmernetwerk aan de slag gegaan met de Action Priority Matrix. Deze matrix hebben we gebruikt om keuzes te maken uit de vele ideeën die de brainstormsessie had opgeleverd. De uitkomsten van beide sessies leveren twee oplossingsrichtingen op: de kennisspeurtocht en Knowledge Scene Investigation.
Bij de kennisspeurtocht is vervolgens bepaald welke kenmerken essentieel zijn. Vanuit dat vertrekpunt hebben twee Doetank deelnemers een plan gemaakt. Knowledge Scene Investigation is een samenwerking tussen twee publieke organisaties, namelijk: Kadaster en de politie. Een ervaren politieagent heeft een Kadastermedewerker geïnterviewd over zijn of haar kennis. Zo wordt aanwezige kennis en ervaring in een specifiek onderdeel van de publieke sector gebruikt en gedeeld in een andere (niet direct functioneel aan elkaar gerelateerde) sector. Zonder DOETANK was deze informele samenwerking niet snel tot stand gekomen. Een mooi resultaat van de DOETANK. Op dit moment worden de uitkomsten verder besproken en uitgewerkt.
In een volgende blog meer hierover.
Doetank, work in progress
2 aug 2012
De vraag is makkelijker gesteld dan beantwoord, is mijn ervaring tot nu toe. Een Doetank zou een gemêleerde groep professionals moeten zijn, voornamelijk uit de publieke sector. Deze professionals gaat aan de slag met een probleem waar zij tegenaan lopen. Zij bedenken (innovatieve) oplossingen en proberen deze in de praktijk binnen een of meerdere organisaties (opdrachtgevers) uit. Indien een oplossing goed werkt, wordt deze verspreid naar andere publieke organisaties. Tja…..mooi idee, en nu?
De vorming van Doetank Kennisbehoud
De Doetank kennisbehoud is bij elkaar gekomen doordat op het Ambtenaren Netwerk Nederland een discussie is gestart door Ruud Roepers. Vele mensen bleken dit onderwerp na aan het hart te gaan en hebben hierop gereageerd. Veel van deze mensen zijn uitgenodigd op een masterclass van het slimmernetwerk om een Doetank te vormen.
Tijdens de masterclass is het thema kennisbehoud op verschillende niveaus met elkaar verkend. Zowel op het niveau van de individu als de organisatie en maatschappij. Wat zijn de problemen en op welk niveau zouden we deze moeten insteken om dit thema op te pakken? Deze vraag bleek niet zomaar beantwoord te kunnen worden. De verkenning zorgde voor verheldering, maar bracht zeker geen pasklaar antwoord.
De Doetank is tijdens de eerste masterclass gevormd. Eerst in twee separate groepen die snel bij elkaar zijn gevoegd. De deelnemers komen vanuit verschillende organisaties, zoals Rijkswaterstaat, Kadaster, Gemeenten Rotterdam en Eemnes, maar ook politie, de belastingdienst en een aantal ZZP-ers. In de eerste sessies van de Doetank werd duidelijk dat we nog een praatclub waren en nog geen Doetank. Wat gaat we doen is een vraag die vaak terug is gekomen.
Een opdrachtgever is essentieel voor de vorming van de Doetank, zo is gebleken. Wat is de rol van de opdrachtgever? De opdrachtgever is een publieke organisatie die bereid is de innovatieve oplossingen van de Doetank binnen de eigen organisatie uit te proberen. In ruil hiervoor mag de opdrachtgever invloed uitoefenen op het te verkennen probleem en kan deze gebruik maken van de aanwezige kennis binnen de Doetank. Voor de Doetank kennisbehoud heeft het Kadaster zich gemeld als eerste opdrachtgever. Dit hielp om focus en richting te geven aan het scala van uitdagingen omtrent het thema kennisbehoud.
Hoe begin ik nu een Doetank?
Houd je al lange tijd bezig met een vraagstuk waar je echt hulp bij nodig hebt en weet dat je hier binnen je eigen organisatie niet uitkomt? Of zit jouw organisatie (ongewild) in een vicieuze cirkel op een vraagstuk en zie jij wel mogelijkheden? Je kunt het probleem dan zetten op de LinkedIngroepen ‘Slimmer Werken in de Publieke Sector’ en ‘Ambtenaren Netwerk Nederland’. Je kunt tevens langskomen op een van de Slimmernetwerk Café’s die worden georganiseerd. Het eerstvolgende café vindt plaats op 5 september 2012. Daar leg je jouw vraagstuk neer. Zowel op internet als op de café’s zul je zien of andere professionals jouw problematiek herkennen. Een eerste stap is dan samen met deze mensen een afspraak te maken en te onderzoeken of je tot een heldere probleemanalyse met elkaar kunt komen. Hiervoor kun je de hulp van het slimmernetwerk inroepen. Zij ondersteunen dit proces middels masterclasses en een coach.
In de volgende blog wil ik jullie vooral meenemen in de ontwikkelingen in de Doetank kennisbehoud. Overigens wordt hier ook op 5 september een aantal mooie workshops gegeven door deelnemers van de Doetank.
